neourban hipster office desktop

Startujemy z nową serią wpisów: Vademecum e-wolontariusza. Masz wątpliwości, jak zabrać się za któreś zadanie na TuDu? Bez obawy, podpowiemy Ci. Pamiętaj, że TuDu to świetne miejsce, by zdobywać nowe umiejętności. Kto wie, kiedy przyda Ci się taka wiedza?

Czym jest informacja prasowa?

Organizacje pozarządowe podejmują mnóstwo świetnych projektów i inicjatyw. Często chcą powiadomić o tym swoje otoczenie – zaprosić do udziału w wydarzeniu albo po prostu pochwalić się sukcesem.

Do tego służy informacja prasowa. To krótki tekst wysyłany dziennikarzowi, aby zachęcić go do napisania o danej inicjatywie. Jeśli dziennikarz go zaakceptuje, pojawi się on w prasie – drukowanej lub w Internecie.

Informacja powinna być ważna i ciekawa – powinna zainteresować zarówno dziennikarza, jak i jego czytelników. Inaczej zostanie odrzucona i nie będzie opublikowana.

To ważne, aby była również aktualna. Jeśli ma zapraszać na przyszłe zdarzenie, wyślij ją odpowiednio wcześniej! Pamiętaj, że termin zamknięcia danego wydania może wypadać wcześniej – zostaw też czas na ewentualną edycję.

Dziennikarz może też zignorować relację z wydarzenia, które miało miejsce zbyt dawno.

Wyślij tekst do odpowiedniej osoby. Ustal, kto w redakcji zajmuje się daną tematyką i do niego skieruj mail.

Co powinna zawierać informacja prasowa?

(1) Nazwa i logo organizacji

(2) Data

 

(3) INFORMACJA PRASOWA

 

(4) Tytuł

Maksymalnie 8-10 słów. Tytuł powinien być krótki, ale ujmować to, co najważniejsze w informacji.

 

(5) Wstęp (tzw. Lead)

Lead zawiera 2-3 zdaniowe streszczenie wszystkich istotnych informacji (zgodnie z zasadą 5W+H – patrz niżej). Tak, aby dziennikarz w razie potrzeby mógł „odciąć” całą resztę tekstu.

Napisz lead tak, aby zachęcał do przeczytania pozostałej treści. Dziennikarz nie ma zbyt wiele czasu – dostaje mnóstwo takich informacji. Jeśli wstęp go nie zaciekawi, nie będzie mu się chciało przebrnąć przez pozostałe akapity.

 

(6) Rozwinięcie

W tym miejscu rozwiń temat, dodaj dodatkowe informacje. Możesz zacytować czyjąś wypowiedź lub napisać o wynikach działań. Pisz zwięźle!

Możesz dopisać krótkie podsumowanie.

 

###

 

(7) Dane kontaktowe osoby/osób udzielających dodatkowych informacji

Podaj imię i nazwisko, telefon, e-mail osób, które są w temacie i mogą wyjaśnić wątpliwości.

Być może dziennikarz będzie chciał sprawdzić informacje albo dopytać o szczegóły.

 

(8) Stopka prasowa

Pigułka wiedzy o organizacji lub projekcie – nie więcej niż kilka zdań. Napisz krótko, jaka to organizacja, czym się zajmuje, czy informacja dotyczy większego projektu.

Zasada 5W+H

Upewnij się, że informacja prasowa zawiera odpowiedzi na następujące pytania:

  • Who? – Kto? (kto organizuje wydarzenie? kto może w nim wziąć udział? kto był obecny?)
  • What? – Co? (co to za wydarzenie? co się działo?)
  • When? – Kiedy? (kiedy się odbędzie? kiedy się wydarzyło?)
  • Where? – Gdzie? (gdzie się odbędzie? gdzie miało miejsce?)
  • Why? – Dlaczego? (po co wydarzenie jest organizowane? czemu ma służyć?)
  • How? – Jak? (jak jest zorganizowane?)

Te odpowiedzi zawrzyj w pierwszym akapicie. Możesz je także pogrubić lub wyróżnić w inny sposób.

Podaj informacje najważniejsze dla czytelników. Jeśli chcesz ich zaprosić na festyn – napisz koniecznie, kto może przyjść, czy musi kupić bilety, czy wydarzenie jest bezpłatne itp.

Jeśli projekt jest zakończony – napisz, czy w wyniku wydarzenia coś powstało, czy może planowana jest kontynuacja?

Zasada odwróconej piramidy

Zamieść wszystkie najważniejsze informacje na początku. To dziennikarz wie, ile miejsca może poświęcić na ten artykuł – może będzie to tylko pierwszy akapit. Upewnij się, że to w tym fragmencie są wszystkie najistotniejsze dane.

Jak pisać?

Pisz zwięźle i konkretnie

Informacja prasowa nie powinna zajmować więcej niż jedną stronę A4. Trzymaj się faktów, pisz prosto, krótko i na temat. Unikaj niepotrzebnych, kwiecistych zwrotów (np. „Miło nam poinformować, że…”). Takie sformułowania wcale nie sprawiają, że tekst wygląda lepiej czy mądrzej.

Zamiast uogólnień i przesady, lepiej podać konkretne informacje.

Używaj krótkich akapitów (2-3 zdania), unikaj też zdań wielokrotnie złożonych.

Pisz w trzeciej osobie

Im mniej pracy dziennikarz musi włożyć w opracowanie informacji, tym chętniej ją opublikuje. Napisz tak, żeby można było ją opublikować bez żadnych zmian. Zamiast „Zapraszamy…” napisz „Organizacja XYZ zaprasza…”.

Pisz obiektywnie

Unikaj słów zawierających ocenę, takich jak najlepszy czy najciekawszy. Za to wspomnij o korzyściach dla czytelników. Co zyskają dzięki udziałowi w tym projekcie? W jaki sposób organizacja poprawia ich otoczenie?

Pamiętaj, do kogo piszesz

Zastanów się, kto będzie czytał Twoją informację prasową i dopasuj język do odbiorców. Twój tekst powinien być dla nich zrozumiały, być może niektóre pojęcia należy wyjaśnić lub opisać inaczej. Możesz sprawdzić, w jakim stylu są pisane inne teksty w danym czasopiśmie: bardziej formalnym czy luźniejszym.

Przed wysłaniem informacji

Sprawdź!

W informacji prasowej nie mają prawa znaleźć się żadne błędy! Ani językowe, ani merytoryczne.

Przeczytaj tekst przed wysłaniem, a najlepiej daj komuś do sprawdzenia. Jeśli ta osoba nie zrozumie informacji, to nie zrozumie jej również dziennikarz ani czytelnik.

Plik w wersji edytowalnej

Ułatw dziennikarzowi życie. Wyślij tekst w wersji edytowalnej, w jednym z popularnych formatów (np. .docx lub .odt).

Załączniki

W osobnym pliku załącz zdjęcia – koniecznie w dobrej rozdzielczości. Teksty opatrzone grafiką częściej przyciągną wzrok czytelnika. Warto też dołączyć logotyp.

Jeśli chcesz załączyć dodatkowe dane, również możesz dodać je jako załącznik. Zbyt duże pliki zamieść raczej na serwerze i podaj linka.

Przydatne linki

To nie wygląda na trudne, prawda? Jeśli chcesz poczytać więcej o informacjach prasowych, warto zajrzeć do poniższych linków:

http://poradnik.ngo.pl/komunikat-prasowy

http://pressence.com.pl/?m=m45

Zostaw komentarz

Twój adres e-mal nie zostanie opublikowany.