E-wolontariusze to osoby, które wspierają organizacje społeczne zdalnie, za pośrednictwem Internetu. Najczęściej wykonują tzw. mikrozadania – czyli zadaniach o małej złożoności, polegające na wykonaniu jednej, konkretnej czynności, których wykonanie zajmuje krótki czas. Co może pomóc w rozdzielaniu i monitorowaniu realizacji takich zadań? Przedstawiamy narzędzia do współpracy z e-wolontariuszami.

Klasycznie: tabela, kalendarz i e-mail

Jak to działa:

• Koordynator e-wolontariatu posiada tabelę (np. w excelu), w której przechowuje informacje o zadaniach dla wolontariuszy. Wie, jakie umiejętności są potrzebne do wykonania danego zadania oraz jakie umiejętności posiadają e-wolontariusze współpracujący z jego organizacją, więc może dopasowywać zadania do odpowiednich e-wolontariuszy. Przy każdym zadaniu w tabeli wpisuje imię i nazwisko osoby, która będzie nad nim pracowała.
• Koordynator wysyła e-wolontariuszom zadania e-mailem.
• E-wolontariusze deklarują, w jakim terminie wykonają zadanie.
• Koordynator wpisuje termin do kalendarza i tabeli.
• E-wolontariusze rozwiązują zadania i wysyłają koordynatorowi rozwiązanie mailem.
• Kiedy zadanie jest wykonane, koordynator wpisuje informację do tabeli i usuwa termin z kalendarza.

Zalety tego rozwiązania:

• Prostota: koordynator i e-wolontariusz wykorzystują dobrze sobie znane narzędzia.

Wady:

• Konieczność korzystania z kilku różnych narzędzi i aktualizowania informacji w kilku różnych miejscach. Żeby na bieżąco monitorować stopień wykonania zadań, koordynator musi sprawdzać tabelę, kalendarz i skrzynkę mailową.

Grupa na Facebooku

Jak to działa:

• Koordynator e-wolontariatu posiada tabelę (np. w excelu), w której wypisuje zadania do wykonania.
• Koordynator tworzy zamkniętą grupę, zaprasza do niej e-wolontariuszy ipublikuje tam w formie postów mikrozadania.
• E-wolontariusze samodzielnie zgłaszają się do wykonania danego zadania, pisząc w komentarzu pod zadaniem, w jakim terminie planują je zakończyć.
• Koordynator wpisuje termin do kalendarza i tabeli.
• E-wolontariusze rozwiązują zadania i zamieszczają rozwiązania w formie załączników do postu z treścią zadania.
• Koordynator dostaje automatyczne powiadomienia za każdym razem, kiedy e-wolontariusze napiszą komentarz pod postem – dzięki temu na bieżąco widzi, jak wygląda proces współpracy i może szybko reagować na pojawiające się pytania i motywować e-wolontariuszy.
• Kiedy zadanie jest wykonane, koordynator ukrywa post z zadaniem.

Zalety tego rozwiązania:

• Automatyzacja procesu przydzielania i monitorowania stopnia wykonania zadań: wszystkie mikrozadania są w jednym miejscu, e-wolontariusze sami decydują, które zadanie chcą wykonać.

Wady:

• Konieczność samodzielnego zrekrutowania e-wolontariuszy, lub posiadania grona wolontariuszy, których można zaprosić do korzystania z grupy.
• Koordynator musi korzystać z dodatkowego narzędzia (np. tabeli w excelu), w której zapisuje, kto zajmuje się danym zadaniem i w jakim terminie je wykona.
• Zarówno koordynator, jak i e-wolontariusze muszą nauczyć się korzystać z grupy na Facebooku.

Aplikacje do zarządzania projektem

Jak to działa:

• Koordynator e-wolontariatu tworzy przestrzeń do współpracy z e-wolontariuszami w jednej z popularnych aplikacji do zarządzania projektami (np. Trello, Asana, Basecamp). Wypisuje tam mikrozadania dla e-wolontariuszy. Do każdego zadania może dodać opis i załączniki z materiałami, które będą potrzebne do wykonania danego zadania.
• Koordynator wysyła e-wolontariuszom zaproszenie do korzystania z ww. aplikacji. Po zalogowaniu e-wolontariusze widzą listę mikrozadań. Każdy/każda z nich może samodzielnie wybrać mikrozadanie, nad którym chce pracować. Przypisuje zadanie do siebie i oznacza termin, w jakim je wykona.
• E-wolontariusze rozwiązują zadania i zamieszczają rozwiązania w formie załączników w aplikacji.
• Koordynator dostaje automatyczne powiadomienia mailowe za każdym razem, kiedy e-wolontariusze przypiszą do siebie zadanie, zamieszczą komentarz lub rozwiązanie – dzięki temu na bieżąco widzi, jak wygląda proces współpracy, może szybko reagować na pojawiające się pytania i motywować e-wolontariuszy.
• Kiedy zadanie jest wykonane, koordynator oznacza je w aplikacji jako wykonane.

Zalety tego rozwiązania:

• Automatyzacja procesu przydzielania i monitorowania stopnia wykonania zadań: wszystkie mikrozadania są w jednym miejscu, e-wolontariusze sami je wybierają i przypisują do siebie.
• Korzystanie z jednego narzędzia: cały proces współpracy odbywa się w jednym miejscu. Koordynator nie musi używać dodatkowego kalendarza i maili.

Wady:

• Konieczność samodzielnego zrekrutowania e-wolontariuszy, lub posiadania grona wolontariuszy, których można zaprosić do korzystania z aplikacji.
• Aplikacje do zarządzania projektami często są dostępne w języku angielskim i mają ograniczenia liczby osób w bezpłatnej wersji.
• Zarówno koordynator, jak i e-wolontariusze muszą nauczyć się korzystać z wybranej aplikacji do zarządzania projektami.

TuDu.org.pl – platforma do e-wolontariatu

Jak to działa:

• Koordynator e-wolontariatu tworzy bezpłatne konto organizacji na TuDu.org.pl (https://tudu.org.pl/). Tworzy projekt (np. Współpraca z e-wolontariuszami przy redagowaniu bloga), a następnie tworzy mikrozadania dla e-wolontariuszy.  Do każdego zadania może dodać opis i załączniki z materiałami, które będą potrzebne do wykonania danego zadania. Przy każdym zadaniu zaznacza, jakie umiejętności są potrzebne do jego wykonania.
• Koordynator nie musi szukać i zapraszać e-wolontariuszy – na TuDu jest ich zarejestrowanych ponad 3200.
• Zadania publikowane są w Bazie Zadań. TuDu wysyła automatyczne powiadomienie do zarejestrowanych e-wolontariuszy, którzy zadeklarowali posiadanie branych przez koordynatora umiejętności.
• E-wolontariusze samodzielnie wybierają mikrozadania, nad którymi chcą pracować. Na stronie zadania zamieszczają komentarz, w którym informują koordynatora, w jakim terminie planują je wykonać.
• E-wolontariusze rozwiązują zadania i zamieszczają rozwiązania w formie załączników w na stronie zadania.
• Nad jednym zadaniem może pracować kilka osób (np. jedna osoba robi tłumaczenie tekstu, a druga korektę).
• Koordynator dostaje automatyczne powiadomienia mailowe za każdym razem, kiedy e-wolontariusze zamieszczą na stronie zadania komentarz lub rozwiązanie – dzięki temu na bieżąco widzi, jak wygląda proces współpracy i może szybko reagować na pojawiające się pytania i motywować e-wolontariuszy.
• Kiedy zadanie jest wykonane, koordynator oznacza je jako wykonane i wysyła e-wolontariuszom ocenę i podziękowanie.
• E-wolontariusze również oceniają współpracę z organizacją, której pomagali.

Zalety tego rozwiązania:

• Brak konieczności szukania e-wolontariuszy: na TuDu.org.pl zarejestrowanych jest obecnie ponad 3200 osób o różnych umiejętnościach.
• Automatyzacja procesu przydzielania i monitorowania stopnia wykonania zadań: wszystkie mikrozadania są w jednym miejscu, e-wolontariusze sami je wybierają i przypisują do siebie.
• Korzystanie z jednego narzędzia: cały proces współpracy odbywa się w jednym miejscu. Koordynator nie musi używać dodatkowego kalendarza i maili.

Wady:

• Zarówno koordynator, jak i e-wolontariusze muszą nauczyć się korzystać z TuDu.

-> Tu znajdziesz opis działania TuDu: https://tudu.org.pl/knowledgebase/show/44,  a tu instrukcję obsługi: https://tudu.org.pl/page/pomoc

Zorganizuj e-wolontariat – weź udział w minikursie!

Jeśli twoja organizacja chciałaby rozpocząć współpracę z e-wolontariuszami, ale zastanawiacie się, jak się za to zabrać (np. jak wymyślić i opisać mikrozadania), zapraszamy do udziału w minikursie mailingowym!

Na przełomie listopada i grudnia Fundacja Dobra Sieć uruchamia bezpłatny minikurs mailingowy, podczas którego przez tydzień w formie krótkich, praktycznych porad wysyłanych mailowo nauczymy was, jak zaplanować i wdrożyć współpracę z e-wolontariuszami. Zapraszamy!

Więcej informacji o kursie i link do zapisów: https://minikurs.e-wolontariat.pl/

***

Projekt jest finansowany w ramach Programu „Fundusz pomocowy dla organizacji pozarządowych oraz inicjatyw obywatelskich 2020”, utworzonego przez Polsko-Amerykańską Fundację Wolności, realizowanego przez Fundację Edukacja dla Demokracji.