Opracowanie: Karolina Milczarek. Artykuł powstał w ramach programu wolontariackiego w Fundacji Dobra Sieć.
Bycie wolontariuszem to przygoda dająca wiele satysfakcji. Ważne jednak, żeby pomagać z głową. Właściwe planowanie i skuteczna realizacja założonych celów zdecydowanie to ułatwiają. Jak się do tego zabrać?
Stwórz plan działania
Internet jest pełen porad dotyczących stosowania przeróżnych narzędzi i aplikacji, które mają ułatwiać zarządzanie sobą w czasie i realizację zadań. Warto je znać i testować, ALE nie są one niezbędne do osiągania zamierzonych celów. Czasem wystarczy kartka papieru i długopis, żeby stworzyć dobry plan działania. Dobry, czyli jaki?
Taki plan jest jaka mapa – uwzględnia kontekst, w którym masz działać, a w razie potrzeby pozwoli ci zmodyfikować drogi dojścia do celu. W planie uwzględnij:
- cele, czyli wizję, pożądany stan, do którego dążysz;
- zadania, a więc konkretne kroki prowadzące do celu;
- harmonogram – ramy czasowe na wykonanie zadań.
Dobry plan powinien być:
- prosty (jasny opis kolejnych kroków do wykonania);
- konkretny (niedający zbyt wielu możliwości odstępstwa od pierwotnych założeń);
- elastyczny (dający się dopasować do zmieniających się okoliczności);
- realistyczny (osiągalny w danych warunkach);
- zbalansowany (dostosowany do twojego stylu życia i zasobów, m.in. psychologicznych).
Doprecyzuj cele
Pamiętaj, że podstawą dobrego planu są właściwie określone cele. Co zrobić, żeby były one osiągalne? Sprawdzi się tu dobrze znana metoda SMART(ER). Na czym polega? Spróbujmy przełożyć ją na konkretny przykład.
Akronim SMART(ER) nawiązuje do 7 kluczowych cech, jakie ma dobrze sformułowany cel. Powinien on być: konkretny (S – specific), mierzalny (M – measurable), osiągalny (A – achievable), adekwatny (R – relevant), określony w czasie (T – time-bound), ekscytujący (E – exciting), zapisany (R – recorded).
Przyjmijmy, że twoje zadanie na TuDu polega na przetłumaczeniu serii artykułów z języka angielskiego na język polski. Nim weźmiesz się za jego realizację, doprecyzuj swój cel zgodnie ze wspomnianymi zasadami. Zrób to w 7 krokach.
Jak doprecyzować cele? Konkretne porady
- Na początku sprawdź, co dokładnie masz wykonać – jakiego typu teksty przełożyć na polski, na ile są one skomplikowane, jakiej tematyki dotyczą.
- Określ, jak obszerne są teksty do przetłumaczenia – policz, ile obejmują słów/stron. To pomoże ci później w zaplanowaniu czasu potrzebnego na wykonanie zadania, a także w pilnowaniu, na jakim etapie pracy jesteś w danym momencie. Zastanów się, ile stron dziennie jesteś w stanie przetłumaczyć i ile dni ci to zajmie. Ile średnio zajmują ci takie tłumaczenia? Może 3 strony dziennie?
- Oszacuj, na ile cel jest dla ciebie osiągalny. Przemyśl, czy jesteś w stanie w danym okresie wykonać takie zadanie i każdego dnia poświęcić czas na przetłumaczenie 3 stron tekstu. Weź pod uwagę nie tylko swoje zobowiązania związane z nauką, pracą czy życiem rodzinnym, ale także np. stan psychofizyczny i inne okoliczności, które mogą mieć wpływ na tempo pracy. Jeśli teksty są napisane specjalistycznym językiem, przemyśl, ile czasu potrzebujesz na przeglądanie słowników i źródeł w internecie. Może bardziej realne będzie założenie, że przetłumaczysz 3 strony co drugi dzień?
- Zastanów się, czy cel jest adekwatny dla ciebie. Czy rzeczywiście masz czas na zaangażowanie się w takie przedsięwzięcie? Czy jego realizacja odpowiada twoim potrzebom i możliwościom? To ważne, żeby tak było, wtedy będziesz mieć większą motywację do działania.
- Wyznacz sobie termin na wykonanie zadania. Dobrze, żeby był on trochę wcześniejszy od daty wyznaczonej przez organizację, dla której masz wykonać pracę. To zmobilizuje cię do działania.
- Zadbaj o to, żeby cel budził w tobie pozytywne emocje i skojarzenia, żeby był ekscytujący. Dzięki temu będziesz mieć większą motywację do pracy.
- Nie zapomnij o zapisaniu celu – czy to w tradycyjnym kalendarzu, czy w cyfrowym planerze. Istotne, żeby rozpisać go wg powyższych punktów. To pomoże ci sprawdzać szczegóły planu i kontrolować swoje postępy.
Nie zrażaj się niepowodzeniami
Pamiętaj, że nawet, jeśli masz najlepszy plan działania, mogą ci się zdarzyć niepowodzenia i chwile zwątpienia. To całkiem naturalne. Dlaczego tak się dzieje? Przyjrzyjmy się kilku przyczynom i sposobom, jak ich unikać.
Mit: bycie zajętym = bycie produktywnym
Takie myślenie to pułapka. Bycie produktywnym niekoniecznie oznacza robienie więcej i bycie w zawsze w gotowości. Kiedy ciągle jesteś zajęty/zajęta, nie możesz się skupić na zasadniczych celach, a do tego szybko wyczerpujesz swoje zasoby. Planuj więc swoje zadania tak, żeby działać rozsądnie i wykonywać właściwe, konkretne zadania, zgodne ze swoimi priorytetami. Dbaj również o czas na odpoczynek i nie traktuj relaksu jako nagrody, na którą musisz zasłużyć.
Rozpraszacze
Kiedy realizujesz wolontariat online, łatwo możesz ulec pokusom w postaci scrollowania mediów społecznościowych czy przeglądania newsów. Dlatego najlepiej na czas pracy wyłącz wszelkie rozpraszacze. Tym, co może dekoncentrować, są również rozpraszające myśli. Jeśli masz z tym problem – zapisuj każda taką myśl na kartce, żeby nie uciekła, ale wróć do niej po wykonaniu danego zadania.
Prokrastynacja
Odkładanie obowiązków na później najczęściej pojawia się wtedy, kiedy mamy do wykonania zadanie, które oceniamy jako trudne czy nieprzyjemne, i chcemy odwlec jego wykonanie w czasie. Pamiętaj jednak, że prokrastynacja sprawia, że możesz wpaść w błędne koło. Im dłużej będziesz zwlekać z wykonaniem zadania, tym stres będzie jeszcze większy.
Sposobem na prokrastynację jest rozpisywanie większych zadań na mniejsze etapy, które możesz realizować krok po kroku. Pomaga też przyznawanie sobie nagród za zrealizowanie odkładanego zadania. Skuteczne może być również skrócenie czasu potrzebnego na wykonanie danego zadania – zamiast rozbijać je na mniejsze etapy, spróbuj skrócić czas, który chcesz poświęcić na jego zrealizowanie. To często pomaga w zmobilizowaniu się do działania. Pamiętaj jednak, że takie założenie musi być realne do wykonania.
Powodzenia!
Jeśli potrzebujesz więcej porad, znajdziesz je tutaj.
