Czy uważacie, że jest możliwe jest zrobić bieg, w którym uczestnicy muszą przebyć pewną trasę i wykonać zadania, a wszystko obsługiwane jest w pełni przez Internet? Do tego bez specjalnie dedykowanej aplikacji. Długo zastanawialiśmy się, czy taka forma nie będzie zbytnim wynaturzeniem, a ludzie zamiast podjąć wyzwanie, popukają się palcem w czoło, odwrócą na pięcie i tyle z tego będzie. Efekt był zaskoczeniem, ale sami przeczytajcie, jak to się udało.

Zacznijmy jednak od przedstawienia Pokojowego Patrolu. To właśnie dla nich był organizowany ten bieg. Kim są Ci ludzie? To grupa wolontariuszy w charakterystycznych czerwonych koszulkach, związana z Fundacją Wielka Orkiestra Świątecznej Pomocy. To właśnie Ci ludzie dbają o zabezpieczenie Finału WOŚP oraz Pol’andRock Festival. Są to ludzie powyżej 18 roku życia.  Górnej granicy wieku nie ma, co oznacza, że jest to połączenie różnych pokoleń. Podczas 24. edycji Festiwalu, było ich łącznie pond 1000 osób. Na każdym z wydarzeń pracują w ramach wolontariatu, nie pobierając wynagrodzenia. Najdłuższa praca przypada w środku lata podczas Festiwalu, ponieważ tam spędzają razem dokładnie tydzień. Jest to wystarczająca ilość czasu, aby w obowiązki wpleść trochę rozrywki. Stąd zrodził się pomysł Biegu Patrolowca.

Zazwyczaj bieg lub gra terenowa polega na odnalezieniu kolejnych punktów, na których znajduje się osoba lub informacja o zadaniu. Często też kryterium oceny jest czas przebycia trasy. Na żadną z tych rzeczy nie mogliśmy sobie pozwolić, ponieważ w organizację gry były zaangażowane tylko 2 osoby. Tutaj pojawił się pomysł wykorzystania Instagrama. Nie dość, że grę mogliśmy obsłużyć zdalnie, to bardzo pozytywnie wpłynęło to na zasięgi, które uzyskaliśmy w ciągu zaledwie 7 dni.

Cel biegu

Zanim zabraliśmy się do organizacji biegu, postawiliśmy sobie najpierw cele. Dzięki temu łatwiej było wybrać narzędzia, które zamierzaliśmy wykorzystać. W wypadku tej gry były to:

• Integracja wolontariuszy, przez wspólną zabawę
• Zapoznanie ekipy z terenem Festiwalu
• Zwiększenie zasięgów w Social Mediach

Promocja biegu

Komunikację dotyczącą biegu rozpoczęliśmy na dwa dni przed wyjazdem wolontariuszy na Festiwal, a 5 dni przed startem. Uznaliśmy to za wystarczający czas na podjęcie decyzji, w szczególności, że nie było specjalnych przygotowań w związku z grą. Jakie kanały wykorzystaliśmy, aby poinformować wolontariuszy:

• Wydarzenie na Facebooku – 2. Bieg Patrolowca
• Strona na Facebooku
• Grupa na Facebooku
• Instagram
• Newsletter

Dwa główne kanały, w których byliśmy aktywni cały czas, to wydarzenie i grupa. To w tych miejscach najłatwiej dotrzeć z informacją, ze względu na powiadomienia, które wyskakują użytkownikowi. Aby zagrzać uczestników do walki, na 4 dni przed rozpoczęciem publikowaliśmy posty w wydarzeniu. Były raczej krótkie i zabawne w swojej treści, bo w końcu o dobrą zabawę nam chodziło.

Opis gry

W dużym skrócie, drużyna otrzymywała w kopercie mapę z zaznaczonymi punktami, oraz przypisane do punktów zadania.  Punkty zaznaczone były na całym terenie festiwalowego pola. Na wykonanie całej trasy przewidziane było 48 h, przy czym całą trasę z zaliczeniem wszystkich punktów wykonać można było 2 – 3 h. Podczas realizacji każdego z zadań, drużyna musiała zrobić zdjęcie lub nagrać w film i opublikować na Instagramie z #biegpp, #polandrock2018 oraz oznaczyć profil @pokojowy_patrol. Skąd wiedzieliśmy, że wykonują je w odpowiednim miejscu? Prosiliśmy, aby na każdym materiale, który publikowali, był widoczny w tle teren, na którym się znajdowali. (dobrym pomysłem będzie również lokalizowanie za pomocą GPS, jeśli trasa będzie obejmowała większy teren)

Przygotowania

Określiliśmy sobie charakter gry – ma być przede wszystkim zabawnie dla uczestników. Każde z realizowanych zadań ma wywoływać uśmiech na twarzy i kreatywność w głowie. Przygotowanie gry nie było kosztowne, wymagało tylko trochę czasu. Rzeczy, które musieliśmy wykonać to:

• Mapa

Mapa festiwalowego pola z naniesionymi punktami.

• Zadania

Każde z zadań było napisane sposób żartobliwy i z przymrużeniem oka. Interpretacja mogła być dowolna – w końcu głównym kryterium oceny była kreatywność. W niektórych wykorzystaliśmy firmy, które z nami współpracują, np. jedno z zadań należało wykonać w sklepie Lidl na terenie festiwalu dodać w opisie #lidlpolska. Wszystkie 9 zadań, które zrealizowaliśmy znajdziecie tutaj.

• Wybór #

Ponieważ, to dzięki oznaczeniu zdjęcia za pomocą # mogliśmy dowiedzieć się, co robią ekipy, wybraliśmy ten, który był pusty, Jeśli wejdziecie na Instagrama i wyszukacie wpisy za pomocą #biegPP znajdziecie 144 zdjęcia dotyczące tylko i wyłącznie naszej zabawy. Ułatwiło to śledzenie ekip biorących udział w biegu.

• Formularz zgłoszeniowy

Każda drużyna przed rozpoczęciem musiała wypełnić formularz zgłoszeniowy, w którym podawała przede wszystkim nazwę drużyny, kontakt do lidera grupy oraz najważniejsze – nazwę konta z którego umieszczane były zdjęcia – kolejne ułatwienie, które pomaga w weryfikacji zadań.

Do biegu, gotowi, start

I wystartowali. Wszystkie drużyny zgłosiły się do nas wcześniej, aby pobrać mapę i zadania. Podczas odbierania całego zestawu prosiliśmy, aby poszczególne zadania były otwierane w poszczególnych miejscach, aby nie psuć niespodzianki. Po rejestracji pierwszej grupy z duszą na ramieniu czekaliśmy, kiedy pojawi się pierwszy post pod #biegPP. Na szczęście nie czekaliśmy zbyt długo, po godzinie pojawił się wpis. Po kilku godzinach zdjęcia i filmy dodawane były jeden za drugim.

Należy jednak pamiętać, że nawet w takiej formie trzeba być cały czas aktywnym. Na bieżąco odświeżaliśmy kanały, aby zobaczyć, co nowego. Pozostawaliśmy w kontakcie, dając reakcje i komentarz na każdy zamieszczony post. Dzięki temu zagrzewaliśmy do walki i obserwowaliśmy co się dzieje. Niezwykle istotne jest, aby konto na Instagramie, z którego będą publikowane zdjęcia, było kontem otwartym (takim, gdzie wszyscy mogą zobaczyć zamieszczone materiały).

W trakcie biegu, udostępnialiśmy na naszym profilu zdjęcia wykonane przez uczestników, za pomocą aplikacji Repost. Dzięki te apce widać będzie w lewym dolnym rogu z jakiego konta zostało to udostępnione.

Po wszystkim okazało się, że zaangażowanie wszystkich uczestników biegu było ogromne. Rozmawiając z uczestnikami, dowiedzieliśmy się, że bawili się świetnie. Jakie efekty dała gra dla nas jako organizatorów:

• 144 posty pod #biegPP. W każdym z postów oznaczony profil @pokojowy_patrol
• 15 zgłoszonych drużyn
• Około 280 osób biorących udział
• Wzrost obserwujących profil o prawie 30%. Oczywiście nie jest to tylko zasługa biegu, ale na pewno przyczyniło się to w dużym stopniu.
• Zadowolenie i satysfakcja wolontariuszy Pokojowego Patrolu

To właśnie dzięki mocy Internetu, udało się zorganizować bieg dla prawie 300 osób angażując w to zaledwie 2 osoby.  Jeśli podoba Wam się pomysł, zachęcamy do wykorzystania w odpowiedniej dla siebie formie. Odpowiednie zmotywowanie wolontariuszy oraz humorystyczny charakter może dać naprawdę ciekawe efekty.