Jak zbudować wspólnotę wolontariuszy online? Amelia Rosiak i Urszula Leszczyńska z YoWo Poland dzielą się swoim doświadczeniem! Przedstawiamy trzecie case study z naszego cyklu, w którym opisujemy koordynację wolontariatu w polskich organizacjach pozarządowych. Poprzednio na naszej stronie ukazały się:
YoWo Poland to dynamiczna organizacja pozarządowa, która rozwija się od 2019 roku, ewoluując z nieformalnej grupy entuzjastów wolontariatu. Codzienność tej niezwykłej organizacji to połączenie pasji, zaangażowania i nowoczesnych narzędzi wspierających edukację międzykulturową. Kluczowe dla YoWo jest zachęcanie młodych ludzi do udziału w europejskich programach mobilności w ramach Erasmus+. Dzięki tym programom wspierane przez YoWo osoby mogą zdobywać doświadczenie i rozwijać kompetencje poprzez edukację pozaformalną.
Od początku rozmowy z Amelią i Ulą czuliśmy, że w organizacji panuje otwarta i przyjacielska atmosfera.
YoWo skupia kilkunastu aktywnych członków, którzy regularnie angażują się w działania online i projektowe. Współpraca z wolontariuszami opiera się na elastyczności i indywidualnym podejściu. To z kolei pozwala na przyciąganie osób o bardzo różnych profilach i zainteresowaniach. Struktura YoWo obejmuje dwie główne grupy wolontariuszy:
- Wolontariusze zaangażowani w długofalowe projekty i regularne zadania.
- Osoby dołączające przy okazji konkretnych inicjatyw, często wracające po przerwach.
Zarządzanie codzienną współpracą odbywa się w formie cotygodniowych spotkań. Koordynacja projektów jest rozproszona, bez jednego wyraźnego lidera. Wykonywanie prostych zadań, których nie udało się ,,odhaczyć” wewnątrz organizacji ułatwione jest dzięki narzędziom takim jak TuDu. Cechą charakterystyczną organizacji jest swobodna atmosfera i poczucie wspólnoty. Warto zaznaczyć, że motywuje to wolontariuszy do powrotu do organizacji, nawet po dłuższej przerwie.
Sposób działania
YoWo Poland stosuje elastyczne podejście do wolontariatu, łącząc formy online i okazjonalne spotkania na żywo. Kładzie duży nacisk na indywidualne podejście do każdej osoby zaangażowanej w działania. Proces angażowania e-wolontariuszy opiera się na kilku kluczowych założeniach:
Proces rekrutacji YoWo:
- Selekcja wolontariuszy:
Wolontariusze trafiają do organizacji zachęceni przez inne osoby, które wcześniej działały z YoWo, lub po wzięciu udziału w wydarzeniach organizowanych przez YoWo. W praktyce zespół YoWo często otrzymuje zgłoszenia przez media społecznościowe i e-mail. Następnie osoby chętne do działania kierowane są do wypełnienia formularza zgłoszeniowego. Z powodu rosnącego zainteresowania YoWo wprowadziło formalny proces naboru, w którym kandydaci opisują swoje motywacje i oczekiwania, a następnie umawiani są na spotkania na żywo (również wirtualnie).
- Indywidualne podejście do zaangażowania:
Po wstępnych spotkaniach,ścieżki angażowania się w wolontariat są dopasowywane indywidualnie. Zależnie od motywacji, dostępnego czasu i kompetencji, tworzone są spersonalizowane drogi rozwoju. Każdy wolontariusz angażuje się w sposób dopasowany do swoich możliwości i potrzeb organizacji.
- Organizacja pracy:
Zespół YoWo jest elastyczny. Większość działań odbywa się online, co umożliwia dostosowanie grafiku do potrzeb wolontariuszy. Spotkania umawiane są na różne dni, w zależności od dostępności uczestników. Projekty realizowane są w małych zespołach, co ułatwia dopasowanie terminów. YoWo organizuje jednak okazjonalne spotkania na żywo (najczęściej zapoznawcze), by przełamać barierę internetu i lepiej poznać wolontariuszy. Spotkania odbywają się także w mniejszych grupach roboczych, gdzie omawiane są konkretne tematy lub projekty.
Zarządzanie
- Elastyczność i wspólna odpowiedzialność:
Wolontariusze mogą angażować się w różnorodne projekty, takie jak organizacja wydarzeń, prace techniczne czy przygotowywanie materiałów promujących organizację. Co więcej, praca nad projektami polega na podziale odpowiedzialności, bez stałych liderów. Rotacja w zespołach zależy od zainteresowania projektem i dostępnych zasobów.
- Wolontariat jako proces ciągły:
Osoby, które zdecydują się na przerwę lub wycofają się, mogą wrócić do pracy z YoWo w przyszłości. Warto zaznaczyć, że organizacja pozostaje otwarta na ich powrót, co jest zgodne z filozofią elastyczności.
- Budowanie relacji i komunikacja:
Struktura YoWo jest płaska i otwarta. Komunikacja wewnętrzna jest kluczowa. Dlatego zespół stara się, by każdy miał jasny obraz tego, co dzieje się w organizacji, nawet jeśli dana osoba nie bierze aktywnego udziału w codziennych działaniach.
YoWo Poland wyróżnia się elastycznością, indywidualnym podejściem i współpracą opartą na zaufaniu.
Wyzwania pracy zdalnej w zarządzaniu wolontariatem YoWo
Jak zauważają Ula i Amelia, płaska struktura oraz niemal całkowicie zdalne funkcjonowanie YoWo wiążą się z szeregiem wyzwań. Do kluczowych należą:
- Brak ustrukturyzowanego procesu wdrażania nowych wolontariuszy – Mimo ustrukturyzowanej rekrutacji (formularz zgłoszeniowy i spotkania zapoznawcze) wdrażanie wolontariuszy odbywa się w atmosferze elastyczności i indywidualnego podejścia. Proces wdrażania jest więc szyty na miarę dla każdej osoby. Jest to wyzwanie, ponieważ przy większej liczbie osób, które chcą się zaangażować, trudno jest stworzyć klarowne ścieżki rozwoju i precyzyjnie określić role w zespole.
- Koordynacja harmonogramów wolontariuszy – elastyczność jest dużą zaletą, ale utrudnia planowanie spotkań i organizację pracy. Każdy wolontariusz YoWo oprócz działania na rzecz organizacji ma również szkołę, studia czy pracę, a więc musi godzić różne grafiki na co dzień.
- Określenie długofalowej wizji rozwoju – organizacja chce lepiej definiować swoje cele i sposoby ich realizacji. Zespół YoWo stara się to robić, jednak z uwagi na ograniczone zasoby czasowe czasem wolontariuszy pochłania praca związana z bieżącymi projektami i nie zawsze jest przestrzeń na myślenie strategiczne 🙂
Mimo tych wyzwań YoWo skutecznie przyciąga świadomych i zmotywowanych wolontariuszy, co dowodzi efektywności podejścia w organizacji. Wielu wolontariuszy udziela się jednak w organizacji tylko przez jakiś czas, traktując działanie w YoWo jako etap rozwoju. Wyzwaniem jest więc stworzenie modelu, w którym więcej osób tworzyłoby stały zespół.
Pomysły dla koordynatorów i koordynatorek wolontariatu
Dzięki modelowi online, YoWo ma unikalną możliwość angażowania osób z różnych lokalizacji, które w tradycyjnym, stacjonarnym modelu nie miałyby szansy uczestniczyć. Kluczowe pytanie brzmi ,,jak najlepiej wykorzystać i rozwinąć ten model?”. Poniżej postaramy się na nie odpowiedzieć.
Pomysły dla koordynatorów i koordynatorek wolontariatu, bazujące na doświadczeniu YoWo Poland i Fundacji Dobra Sieć mogą stanowić cenne wskazówki dla organizacji działających w modelu zdalnym lub hybrydowym.
Indywidualne podejście do wolontariuszy
Aby zwiększyć zaangażowanie wolontariuszy, niezwykle istotne jest dopasowanie ich zadań do mocnych stron i indywidualnych potrzeb. Równocześnie warto stworzyć przestrzeń do rozmów, które pozwolą lepiej zrozumieć ich oczekiwania i motywacje. Dzięki temu organizacja może w pełni wykorzystać potencjał swoich członków i jednocześnie zapewnić im satysfakcję z wykonywanych działań.
Budowanie poczucia wspólnoty
Wzmacnianie więzi w zespole jest kluczowe dla utrzymania wysokiego poziomu motywacji i zaangażowania. Regularne organizowanie spotkań integracyjnych, szkoleń i warsztatów pozwala na lepszą współpracę i budowanie relacji. Niezwykle istotne jest także docenianie pracy wolontariuszy – zarówno poprzez publiczne uznanie ich wkładu, jak i poprzez drobne gesty, takie jak certyfikaty czy osobiste podziękowania.
Struktura i organizacja współpracy
Dobre zarządzanie wolontariuszami wymaga jasno określonych ram współpracy. Podpisanie porozumień wolontariackich, opracowanie harmonogramów działań oraz okresowe potwierdzanie zaangażowania pozwalają na lepszą organizację pracy. Jednocześnie opracowanie strategii zarządzania wolontariuszami umożliwia planowanie przyszłych działań oraz skuteczne reagowanie na ewentualne zmiany.
Jasna wizja i efektywna komunikacja
Każdy członek organizacji powinien mieć świadomość jej misji oraz długoterminowych celów. Precyzyjne określenie kierunku działań ułatwia wolontariuszom odnalezienie swojej roli i zwiększa ich identyfikację z organizacją. Kluczowa jest także przejrzysta komunikacja wewnętrzna – regularne aktualizowanie informacji, korzystanie z narzędzi ułatwiających współpracę, takich jak Slack, Messenger czy WhatsApp, oraz organizowanie cyklicznych spotkań online, które pomagają w koordynacji pracy.
Planowanie przyszłości i rekrutacji
Aby zapewnić ciągłość działań organizacji, niezbędne jest tworzenie mapy zasobów oraz prognozowanie dostępności wolontariuszy. Rekrutacja powinna być planowana z wyprzedzeniem i obejmować zarówno formalne procedury, takie jak formularze zgłoszeniowe i onboarding, jak i mniej formalne metody, np. kontakt bezpośredni z członkiem organizacji. Istotne jest również umożliwienie wolontariuszom elastycznego wycofania się lub zawieszenia aktywności bez poczucia winy.
Elastyczność i rozwój
Organizacja powinna dynamicznie dostosowywać zadania do zmieniających się możliwości wolontariuszy oraz oferować im przestrzeń do nauki i eksperymentowania z nowymi rozwiązaniami. Warto też tworzyć indywidualne projekty dostosowane do ich kompetencji, co nie tylko zwiększa ich zaangażowanie, ale także daje poczucie sprawczości i wpływu na działania organizacji.
Monitoring, ewaluacja i mentoring
Regularne zbieranie informacji zwrotnej od wolontariuszy jest kluczowe dla doskonalenia współpracy i podnoszenia jakości działań NGO. Analizowanie mocnych i słabych stron organizacji pozwala na bieżąco dostosowywać strategię działania. Warto także zdefiniować jasne etapy zaangażowania wolontariuszy, np. „nowicjusz – członek – lider”, oraz tworzyć plany mentoringowe, w których bardziej doświadczeni wolontariusze wspierają nowych.
Dbałość o dobrostan wolontariuszy
Atmosfera w organizacji powinna sprzyjać otwartości i wzajemnemu wsparciu. Każdy wolontariusz powinien czuć się ważny i wysłuchany. Ważne jest także dostrzeganie ich zmęczenia oraz umożliwienie odpoczynku i regeneracji.
Inspiracje płynące z doświadczenia YoWo Poland
YoWo Poland to świetny przykład organizacji, która mimo braku stałej siedziby i etatowego zespołu, świetnie rozwija swoją działalność. Dzięki elastyczności, otwartości na eksperymentowanie i tworzeniu wspólnoty, organizacja przyciąga młodych ludzi. Dobra atmosfera, sprawczość wolontariuszy od samego początku i otwartość na nowe pomysły to elementy, które stanowią o sile YoWo i mogą być inspiracją dla innych.
YoWo pokazuje, że e-wolontariat to już teraźniejszość. W modelu zdalnym kryją się ogromne szanse, takie jak możliwość angażowania osób bez względu na miejsce zamieszkania. Organizacje, które wykorzystają ten model, mogą angażować młodych ludzi w działania społeczne, niezależnie od barier geograficznych czy czasowych.
