Do czego może przydać się newsletter? Czy Twoja organizacja potrzebuje mailingu? Jak wysyłać newsletter wygodnie i zgodnie z prawem? Zapraszamy do przeczytania artykułu.

Do czego służy newsletter?

Dzięki newsletterowi możesz utrzymywać bardziej bezpośredni kontakt z osobami, które wspierają Wasze działania. Taki mail skierowany do danego odbiorcy jest bardziej osobisty niż post ze strony internetowej. Pomyśl o nim jako o liście, który kierujesz do przyjaciół Waszej organizacji – tak, aby czuli się częścią Waszego zespołu.

W newsletterze możesz też poprosić o pomoc przy wspieraniu Waszych działań albo zaprosić do udziału w wydarzeniu czy projekcie. Zaangażowani odbiorcy newslettera mogą być bardziej skłonni, by udzielić Wam wsparcia.

W newsletterze możesz informować o tym, co dzieje się w Twojej organizacji. Nie każdy będzie sprawdzał Waszą stronę w poszukiwaniu nowych informacji. Obecnie coraz częściej rolę „przypominajek” spełniają media społecznościowe. Ale część Waszych fanów może przeoczyć post w gąszczu innych wiadomości lub nie zobaczyć go wcale. Na przykład Facebook często ogranicza liczbę osób, do których docierają Wasze posty.

Do kogo wysyłać newsletter? Na przykład do darczyńców lub osób, które aktywnie Wam pomagają. Możesz też umieścić na stronie formularz zapisu dla wszystkich zainteresowanych.

Newsletter zgodnie z prawem

Zanim zdecydujesz się na wysyłkę newslettera, zapoznaj się z przepisami, które ją regulują. Być może słyszałeś o obowiązku zgłoszenia bazy maili do GIODO – czy on również Ciebie dotyczy?

Zajrzyj do tego artykułu, w którym prawnik dokładnie wyjaśnia prawne kwestie związane z newsletterem NGO.

Najważniejsze punkty to:

• Uzyskanie zgody osób na wysyłkę newslettera – np. przez odpowiedni box w formularzu zapisu na newsletter.
• Uzyskanie zgody na przetwarzanie danych osobowych – adresy e-mail są traktowane jako dane osobowe!
• Opracowanie polityki bezpieczeństwa – zawierającej informacje o tym, jak chronić dane osobowe.
• Zabezpieczenie danych przed dostępem osób nieuprawnionych.
• Obowiązek zarejestrowania bazy w GIODO – jak to zrobić? Przeczytasz o tym np. tutaj.

Przykładowe wzory dokumentów znajdziesz np. tutaj.

Jak wysyłać? – programy do wysyłki newsletterów

Jeśli baza odbiorców nie jest duża, możesz wysyłać wiadomości bezpośrednio z programu pocztowego, załączając wszystkie adresy e-mail. Pamiętaj, żeby wpisywać adresy w polu UDW („ukryte do wiadomości”) lub BCC („blind carbon copy”). W ten sposób odbiorcy nie zobaczą adresów mailowych innych podłączonych osób, a Ty nie naruszysz zasad zarządzania danymi osobowymi.

A co, jeśli odbiorców jest więcej? Albo jeśli chcesz dać możliwość zapisu na newsletter osobom odwiedzającym Waszą stronę?

Programy do wysyłki newsletterów zdecydowanie ułatwiają obsługę mailingu, np.:

• pomagają w zarządzaniu adresami mailowymi,
• oferują różnorodne szablony, dzięki którym wiadomości będą bardziej atrakcyjne wizualnie,
• dają Ci informację, ile osób otworzyło maila, a ile kliknęło w linki,
• często oferują testy antyspamowe, aby Twoje maile nie lądowały w spamie.

Wiele programów oferuje wersję darmową do określonej liczby odbiorców i wysyłanych wiadomości. Przykładowe programy to:

• Freshmail – wersja darmowa do 500 subskrybentów, pozwala wysłać maksymalnie 2 000 maili miesięcznie (przy maksymalnej liczbie subskrybentów, będzie to po 4 wiadomości na osobę).
• MailChimp – wersja darmowa do 2 000 subskrybentów, maksymalnie 12 000 maili miesięcznie.
• MailerLite – wersja darmowa do 1 000 subskrybentów, dowolna ilość maili miesięcznie.

Sprawy techniczne

Pamiętaj, że każdy newsletter powinien zawierać informację o możliwości rezygnacji. Wskazane powyżej programy umożliwiają zamieszczenie takiego linku automatycznie, dzięki czemu nie musisz ręcznie usuwać adresu mailowego z bazy.

Chcesz umieścić formularz zapisu na stronę? Niech będzie prosty i przejrzysty. Nie wymagaj zbyt wielu informacji – na ogół wystarczy imię i adres e-mail. Żądanie zbyt wielu danych może zniechęcić do zapisania się. Zastosuj też metodę Double Opt-In, w której po wpisaniu adresu e-mail w formularzu, należy jeszcze kliknąć link aktywacyjny w wysłanej automatycznie wiadomości.

Warto zadbać o responsywność newslettera, czyli jego dobre prezentowanie się na ekranie telefonu komórkowego lub innych urządzeniach mobilnych.

Jak często wysyłać newsletter?

Wysyłaj wiadomości regularnie, np. w te same dni tygodnia. Postaraj się, aby nie było to zbyt często (żeby nie spamować skrzynek odbiorców), ani zbyt rzadko (żeby o Was nie zapomnieli). Zastanów się, jak często będziesz miał do przekazania coś nowego.

Pomyśl również, ile będziesz miał czasu w tygodniu na opracowanie newslettera. A może zlecisz to e-wolontariuszowi?

O czym pisać w newsletterze? O tym napiszemy już wkrótce w nowym artykule.