Dobra organizacja, dostęp do informacji i planowanie to podstawa przeżycia we współczesnym świecie, nie inaczej jest w pracy wolontariackiej, zwłaszcza pracy e-wolontariusza, który może wypełniać swoje zadania z każdego miejsca w Polsce, czy poza nią. Jeśli współpracujemy z tylko kilkoma takimi osobami, z których każda ma swój własny niezależny obszar działań, wszystko jest bardzo proste do opanowania.

Schody zaczynają się, gdy naszych pomocników jest więcej niż palców u rąk, a do tego pracujemy nad wspólnym projektem.
Na ratunek przychodzą nam wtedy narzędzia dostępne w internecie, przy czym wyróżnienie należy się tu szczególnie Kalendarzowi i Dysku Google.

Dlaczego akurat Kalendarz Google i Dysk Google są idealne dla e-wolontariuszy?

1.  Są dostępne na całym świecie. Pierwszym i najważniejszym argumentem jest wszechobecność Google. Gdziekolwiek będzie choć najsłabsze łącze internetowe, będą też aplikacje i wyszukiwarka Google, a tym samym nasz kalendarz i dysk.
2. W kieszeni, w plecaku, w domu, w pracy, w szkole – zawsze gotowy do pomocy. Kalendarz i dysk Google, pomimo, że nie są jeszcze przystosowane do wszystkich modeli urządzeń, synchronizują się bez problemów z większością smartfonów, tabletów i aplikacji, które na nich instalujemy, np.: DigiCal, aCalendar, Microsoft Outlook, Apple iCal, Mozilla Sunbird.
3. Za free. Wszystkie ich funkcje dostępne są za darmo, co jest ważne i dla wolontariuszy i dla ich koordynatorów. Nie narażamy więc nikogo na koszty.
4. Dla zapominalskich i zabieganych. Możemy planować wydarzenia w ciągu dni/tygodni/miesięcy i nie martwić się, że coś zostanie przeoczone jeśli ustawimy przypomnienia o nich (dostępne w formie wiadomości email, SMS (darmowych we wszystkich sieciach polskich), na urządzeniach mobilnych jako standardowe pop-ups kalendarza.
5. Gdy brakuje nam oprogramowania… Dysk Google pozwala na tworzenie różnych dokumentów, dlatego jeśli nasi wolontariusze nie mają programów do edytowania tekstów, arkuszy kalkulacyjnych, mogą wykorzystać ich prostsze odpowiedniki Google.
6. Wirtualne pinezki w kalendarzu. Do zaplanowanego w kalendarzu wydarzenia możemy podłączyć np. odnośniki do stron www, inne terminy, pliki z tekstami, itp. W praktyce może wyglądać to tak, że wolontariusz przypina, artykuł, ankietę, za których przygotowanie był odpowiedzialny, a które tego dnia mają zostać oddane, czy np. opublikowane na stronie internetowej, fanpage przez innego członka grupy.
7. Obsługa kalendarza offline. Możemy wprowadzać zmiany do kalendarza, gdy brak połączenia z Internetem, a one zaktualizują się automatycznie podczas następnego zalogowania.
8. Kalendarz i dysk Google to poligloci. Mają wiele wersji językowych, przez co nie musimy się martwić, że nasz zagraniczny wolontariusz będzie miał problem z opanowaniem aplikacji. Niestety opisy wydarzeń w kalendarzu będą już w takim języku, w jakim autor je przygotuje, dlatego mając w grupie obcokrajowców należy wcześniej ustalić, że wszystkie informacje w nim zawarte tworzymy, np. w języku angielskim.
9. Pliki nie chcą się otworzyć nawet na komputerze? To nie problem! Zdarza się że chcemy otworzyć plik, ale nie mamy odpowiedniego oprogramowania. Dysk Google pozwala na wyświetlenie plików w ponad 40 najczęściej używanych formatach wideo i graficznych, dokumenty pakietu Microsoft Office, arkusze kalkulacyjne oraz pliki PDF. To kolejne ogromne ułatwienie dla e-wolontariuszy.
10. Prywatność na dysku wedle naszego uznania. Na własnym koncie pliki z dysku widzi tylko właściciel. Możne on jednak przyznawać uprawnienia do pobierania, edytowania, komentowania lub wyświetlania, dzięki czemu unikniemy powstawania wielu wersji plików i konieczności ich scalania.
11. Niezniszczalność. Informacje, które wprowadzimy do Kalendarza Google, pliki na dysku Google są trwałe i bezpieczne. Nie musimy się martwić o to, że straciliśmy wszystkie dane, gdy nasz laptop, tablet, czy smartfon został zjedzony przez złośliwe oprogramowanie lub wypadając przypadkowo z rąk na ulicy, został bezceremonialnie rozjechany przez samochód 😉

Jak zorganizować prace nad projektem wykorzystując Kalendarz Google i dysk Google? Oto dwa najprostsze sposoby:

1. Koordynator oraz wszyscy e-wolontariusze muszą posiadać własne konto Google i kalendarz. Po zalogowaniu i wyświetleniu swojego Kalendarza Google, koordynator tworzy w menu „Moje kalendarze” (po lewej stronie ekranu) nowy kalendarz o wybranej nazwie, przykładowo: „Projekt X” oraz dodaje jego opis, lokalizację i strefę czasową. Następnie udostępnia ten kalendarz określonym osobom dodając adresy e-mail wolontariuszy oraz uprawnienia jakie będą mieli („może wprowadzać zmiany oraz zarządzać udostępnianiem”, „może zmieniać wydarzenia”, itd.)

Tym sposobem każdy wolontariusz może obserwować terminarz projektu, w który może zaingerować, określić swoją dostępność. Ma też swój własny e-mail, własny dysk, a jego pliki są widoczne tylko dla niego, choć może je udostępnić wybranym osobom, niekoniecznie wszystkim. Wolontariusze mogą wykorzystać narzędzia kiedy chcą, bez problemu z logowaniem, jak to może mieć miejsce w drugim sposobie.

2. Koordynator pracy wolontariuszy tworzy jedno konto, do którego dostęp i hasło będzie miał każdy wolontariusz. Kalendarz Google i dysk będą wtedy wspólne dla wszystkich w grupie. Zaletą tego sposobu jest szybkość tworzenia, a wadą: trzeba mieć dużą dozę zaufania dla wszystkich członków grupy, nie chcemy przecież sytuacji, że ktoś dla żartu postanowi pozmieniać komuś innemu jego zadania, zmienić dokument, czy wręcz usunąć czyjąś pracę. Może też wystąpić problem z zalogowaniem się wszystkich osób równocześnie.

Kalendarz Google posiada jeszcze jedną ciekawą opcję: można w nim ustawić kalendarze zawierające święta i dni wolne innych państw. Pozwala to uniknąć nieporozumień i planowania zadań dla osób, które w danym okresie świętują.

Poniżej prezentujemy dwa pomocne samouczki Multiedukacji:

1. Dla Kalendarza Google:

2. Dla Dysku Google: