Dziś #ROZMAWIAMY z Małgorzatą Grosfeld, koordynatorką programu wolontariatu w Stowarzyszeniu Mudita, która podzieliła się z nami swoimi doświadczeniami i wskazówkami na temat koordynacji e-wolontariatu. Poniżej przedstawiamy najważniejsze wnioski z rozmowy.

Praca w chaosie – codzienność koordynatorki e-wolontariatu

Stowarzyszenie Mudita działała w całej Polsce, wspierając rodziny i opiekunów osób z niepełnosprawnościami. Praca Małgorzaty to nieustanne „królestwo chaosu”, gdzie każdego dnia pojawiają się nowe wyzwania. Jej obowiązki obejmują:

• • Rekrutację koordynatorów-wolontariuszy: pracują oni zdalnie, w grupach, tworząc zespoły wojewódzkie; zajmują się koordynacją wolontariuszy „stacjonarnych”, którzy pracują bezpośrednio z rodzinami.

• • Promocję programu: nawiązywanie współpracy z instytucjami akademickimi i szkołami policealnymi, kołami gospodyń wiejskich, placówkami bibliotecznymi, miejscami aktywności lokalnych w celu rekrutacji nowych wolontariuszy.

• • Regularne spotkania: co tydzień lub co dwa tygodnie organizowane są spotkania zespołów na Slacku, gdzie omawiane są bieżące zadania i wyzwania.

• • Koordynację spotkań wytchnieniowych w różnych miastach. Mamy/opiekunki dzieci z niepełnosprawnościami mają miejsce i przestrzeń na wspólne spotkanie, pobycie razem, podzielenie się swoimi doświadczeniami i napicie się kawy.

• • Sprawy organizacyjne, takie jak organizowanie spotkań rekrutacyjnych, podpisywanie porozumień oraz przygotowywanie opinii i zaświadczeń, podpisywanie umów o współpracy.

• • Współpracę z działem promocji, w tym planowanie akcji promocyjnych, współtworzenie postów na SoMe, pozyskiwanie przestrzeni na reklamy w środkach transportu miejskiego.

Koordynacja e-wolontariatu a rotacja wolontariuszy

Rotacja wolontariuszy to jedno z największych wyzwań w koordynowaniu działań Stowarzyszenia Mudita. Niektórzy wolontariusze i wolontariuszki angażują się na kilka dni, inni na dłużej, jednak zazwyczaj zaangażowanie trwa około roku. Z pewnością wielu koordynatorów i koordynatorek wolontariatu zetknęło się z tym problemem. Mudita opracowała manual szkoleniowy, który usprawnia proces wdrażania nowych osób. Ryzyko, że czas i zasoby zainwestowane w szkolenie zostaną zmarnowane, gdy wolontariusz/wolontariuszka zrezygnuje, istnieje jednak zawsze.

Jednym z rozwiązań tego problemu, jakie proponuje Małgorzata, jest wprowadzenie zautomatyzowanych szkoleń w formie nagrań wideo, które kandydaci i kandydatki mogliby/mogłyby obejrzeć już na etapie rekrutacji. W ten sposób osoby niezdecydowane zostałyby odsiane nieco wcześniej, co zaoszczędziłoby czas koordynatorkom/koordynatorom.

Wyzwania pracy zdalnej

Koordynacja e-wolontariatu to w dużej mierze praca zdalna. Chociaż praktyczna, niesie ze sobą różne wyzwania. Małgorzata zwraca uwagę na:

• • Słabą responsywność: wolontariusze i wolontariuszki pracujący zdalnie nie zawsze są tak zaangażowani, jak ci działający stacjonarnie. Każdy i każda z nich ma inne preferencje i przyzwyczajenia co do formy kontaktu i częstotliwości odpowiadania. Choć teoretycznie narzędzia online powinny przyspieszyć przepływ informacji, w praktyce bywa różnie – jedne osoby czytają tylko maile, z innymi można skontaktować się tylko przez telefon. Nie powstało jeszcze jedno narzędzie, które pozwalałoby integrować wszystkie środki komunikacji i nie martwić się o to, czy dana wiadomość dotarła do adresata/adresatki. Różnice występują także między pokoleniami – inaczej komunikuje się pokolenie Z, a inaczej – millenialsi.

• • Trudności w budowaniu relacji: relacje online są trudniejsze do nawiązania i utrzymania. To coś z czym mierzymy się także na naszej platformie TuDu. Z pewnością także inicjatorzy innych projektów e-wolontariackich znają ten problem i związane z nim wyzwania. To temat, który będziemy eksplorować w przyszłości – poszukiwanie sposóbów na budowanie relacji online wydaje się bowiem ważnym aspektem e-wolontariatu.

• • Brak odpowiednich narzędzi, w tym zwłaszcza praca na programach i bazach danych które nie są dostosowane do potrzeb organizacji. Problemem jest także rekrutacja wolontariuszy/wolontariuszek technicznych, zwłaszcza specjalistów i specjalistek IT, którzy mogliby w tych aspektach pomóc. To sytuacja, która się powtarza w wielu organizacjach.

Pomysły dla koordynatorek i koordynatorów e-wolontariatu

Rozmowa z Małgorzatą zainspirowała nas do kolejnych pomysłów, które mogłyby ułatwić zarządzanie wolontariatem. Choć nie wszystkie z poniższych rozwiązań są stosowane w Stowarzyszeniu Mudita przez Małgorzatę, mogą być ciekawą opcją do rozważenia. Jesteśmy bardzo ciekawi, co o nich myślicie!

• • Rekrutacja grupowa: Zamiast rekrutować pojedyncze osoby, warto rekrutować grupy wolontariuszy, np. parę lub grupę przyjaciół i znajomych, albo grupę osób w ramach wolontariatu pracowniczego. Zmniejsza to ryzyko szybkiej rezygnacji.

• • Współpraca z firmami: Warto rozważyć współpracę z biznesem w celu pozyskania nagród dla wolontariuszek i wolontariuszy, np. w formie zniżek/bonów na produkty i usługi danej firmy.

• • Nawiązywanie relacji z innymi organizacjami i wspieranie się w swoich działaniach, np. promocja wydarzeń za pośrednictwem mediów społecznościowych zaprzyjaźnionej organizacji.

Podsumowanie

Koordynowanie wolontariatu w dzisiejszych czasach, zwłaszcza online, przypomina zarządzanie firmą – wymaga skutecznych procesów, narzędzi oraz elastyczności. Doświadczenia Małgorzaty Grosfeld ze Stowarzyszenia Mudita pokazują, że kluczem do sukcesu jest zdolność do szybkiego reagowania na zmiany, a także korzystanie z narzędzi cyfrowych w sposób, który wspiera, a nie obciąża zespół. Warto także nieustannie szukać inspiracji w innych organizacjach oraz sektorze prywatnym. Jeśli potrzebujecie więcej porad jak skuteczniej koordynować wolontariat, polecamy artykuł Julii!